Der Umstieg auf das papierlose Büro bringt zahlreiche Vorteile. Beschäftigte verlieren keine Arbeitszeit mehr bei der Suche nach einem bestimmten Dokument, wenn sie Aktenordner, E-Mail- und Fileserver durchsuchen. Für die Aufbewahrung der Papierakten wird Lagerplatz benötigt – nicht zu knapp, denn steuerrelevante Unterlagen müssen immerhin bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.
Benutzeroberfläche des DMS Office Manager 18.0;
Quelle: Office Manager 18.0 / Softwarebüro Krekeler
Laut Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, nehmen immer noch zu viele Unternehmen zusätzliche Arbeit, Zeit und Kosten in Kauf, die sie durch Digitalisierung ihres Dokumentenmanagements einsparen könnten. Der Entwickler von Office Manager DMS meint: »Es ist mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystem nicht schwer, auf ein digitales Dokumentenmanagement umzusteigen. So hilft beispielsweise unser Office Manager DMS dabei, analoge Papierdokumente ohne Aufwand zu scannen, gemeinsam mit originären digitalen Dateien und Dokumenten an einer zentraler Stelle zu archivieren und unter Berücksichtigung von Zugriffsregeln Mitarbeitern für weitere digitale Prozesse zur Verfügung zu stellen.« weitere Fallstricke einer Arbeit ohne Dokumentenmanagementsystem.
Ein DMS speichert alle digitalen und digitalisierten Dokumente zentral vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in einem digitalen Archivierungssystem. Eine automatische Indexierung stellt sicher, dass Anwender eine bestimmte Datei binnen Sekunden wiederfinden. »Mittels Suchfunktion via Index- und Volltextrecherche kann nach Kundennamen, Kundennummer, nach einem bestimmten Datum oder ähnlichen Informationen gesucht werden«, so Krekeler. Der einfache E-Mail-Import über Drag-and-Drop-Bedienung sowie Schnittstellen zu Datenbanken und anderen Systemen stellt dabei sicher, dass auch Daten von einem System in das andere automatisiert übernommen werden.
Bild 4: PDF Dokumentenvorschau mit Office Manager 18.0
»Auf dem Weg zum digitalen Dokumentenmanagement rate ich, zunächst alle digitale Dokumente, wie PDF, Foto- und Videodateien sowie E-Mails samt ihrer Anhänge in das digitale Archiv zu überführen. Erst im Anschluss würde ich ältere, analoge Dokumente scannen und digital archivieren. Nicht vergessen werden dürfen tagesaktuelle Papierdokumente, die stets am Tag ihres Eingangs digitalisiert werden sollten«, rät Krekeler. Es gibt inzwischen preiswerte und gute Dokumentenscanner wie den Fujitsu ScanSnap, der stapelweise Vorder- und Rückseite von Dokumenten verschiedener Formate gleichzeitig scannt. Die ursprünglichen Papierdokumente dürfen in der Regel vernichtet werden. »Office Manager errechnet übrigens aus dem Belegdatum und dem Aufbewahrungszeitraum eines Dokuments automatisch den Zeitpunkt, ab dem dieses gelöscht werden darf«, ergänzt Harald Krekeler. Wer dann noch in der Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Co. komplett auf die digitale Version umsteigt, spart sich nicht nur das Scannen, sondern kann Rechnungen auch automatisiert erstellen, überprüfen und versenden.
Damit ist gleichzeitig der Grundstein für digitale Workflows im Unternehmen gelegt: Ein Dokument kann in Office Manager anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zuwiesen werden. Über einen Eintrag in der Aufgabenverwaltung wird die Tätigkeit für ein einzelnes Dokument erfasst und diese Tätigkeit einem bestimmten Kollegen zugeordnet. Dieser kann nun das dazu hinterlegte Dokument im System öffnen, bearbeiten, prüfen, freigeben und mit einem Kommentar versehen. »Allen an einem Vorgang beteiligten Personen stehen damit alle Informationen übersichtlich zur Verfügung. Änderungen werden gekennzeichnet, Termine und Fristen angezeigt und Prozesse zeitnah bearbeitet. Die Vergabe von Zugriffsrechten stellt sicher, dass Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf jene Dokumente erhalten, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeit benötigen«, fasst Harald Krekeler zusammen.
