In vielen Betrieben wird noch viel händisch erfasst: angefangen bei Arbeitsnachweisen und Urlaubsanträgen, hin zu Materialbestellungen oder Abnahme- und Wartungsprotokollen. Handwerker sind mehr gefragt denn je und durch Zeitmangel werden Formulare mitunter unleserlich, unvollständig oder auch fehlerhaft erfasst. Auch die Beschaffung von Ersatzmaschinen im Fall eines Defekts war bisher mit viel Aufwand verbunden und kostete die Mitarbeiter entsprechend Zeit. Als Baukasten-App konzipiert ermöglicht es smapOne, dass auch Handwerksbetriebe die Digitalisierung aus eigener Kraft gestalten können. Die smapOne-Plattform hilft dabei Apps nach den eigenen Anforderugnen zu gestalten. So entstehen digitale Prozesse zu wichtigen Themen des Unternehmens.
Das Beispiel eines Handwerksbetriebes mit 120 Mitarbeiter verdeutlicht die Möglichkeiten, die SmapOne bietet:
Thomas Jost, Leiter der IT bei der Erwin Merk GmbH, suchte schon länger eine digitale Lösung. Die enorm hohen Kosten von App-Individualentwicklungen schreckten ihn aber ab. Mit dem Hinweis eines Zulieferers auf die Nutzung der leicht zu handhabenden Baukasten-App smapOne ist schließlich der Startschuss für die Digitalisierung des Handwerksbetriebes aus eigener Kraft gefallen.
Jost stellte smapOne der Geschäftsleitung vor und schnell war klar, dass alle konkreten Bedarf an einer digitalen Umsetzung hatten. »Durch die einfache und intuitive Nutzungsweise der smapOne-Plattform konnte ich binnen kürzester Zeit smaps bauen, die heute alle im täglichen Einsatz sind.« So entstanden digitale Prozesse zu den wichtigsten Themen des Unternehmens. Darunter fallen Wartungsberichte, Bestellungen und Freimeldung von Mietmaschinen, Schadensmeldungen und Arbeitsberichte.
»Wir sind insgesamt schneller geworden, mit der Abwicklung diverser Prozesse«, fasst Jost zusammen. Das Umsetzen digitaler Prozesse in einfach zu nutzende App-Bausteine hilft nicht nur den Handwerkern, sondern auch der Buchhaltung und Kundenbetreuung. So können Arbeitsleistungen wesentlich einfacher erfasst, verarbeitet und abgerechnet werden. Auch die Endkunden von Merk bekommen innerhalb kürzester Zeit PDF-Berichte mit allen wichtigen Daten.
Darüber hinaus hat die Nutzung der neuen App-Lösung zu einem Umdenken innerhalb des Unternehmens geführt. Viele Mitarbeiter wünschen sich nun auch Funktionalitäten, die mit einem Papier-Formular gar nicht möglich waren. Auch kommen immer wieder Mitarbeiter mit neuen Anforderungen, die sie umsetzen wollen. Die Liste von Thomas Jost wird also stetig länger: Stundenerfassung, Materialbestellungen, Fahrzeugübergabe oder die Bestellung diverser Arbeitsmaterialien sind nur ein kleiner Teil des Ideen-Pools. Das unbegrenzte App-Limit eröffnet damit noch viele Möglichkeiten: ganz anders als bei teuer entwickelten Individual-Apps. Der schnellen Einführung digitaler Workflows steht damit nichts mehr im Wege.
Thomas Jost setzte vor allem auf die jungen Kollegen im Team als Multiplikatoren der Lösung. Diese waren sofort begeistert von den App-Modulen und brauchten kaum Einweisung im Umgang mit smapOne. So wurden ältere Kollegen regelrecht ‚angesteckt‘. Den Einwand der schweren Lesbarkeit auf den kleinen Handy-Displays nahm die Geschäftsleitung ernst und installiert aktuell Tablets im Fuhrpark, die dann umfassend genutzt werden können: nicht nur für die App, sondern auch zur Navigation, zum Erfassen von Notizen oder Bildern usw. Damit hat Erwin Merk den Grundstein für die weitere Digitalisierung im Unternehmen gelegt.
