(Bild: Sage)
Die Roton PowerSystems GmbH mit Sitz in Baden-Württemberg bietet Lösungen für eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV-Anlagen) sowie ein umfangreiches Beratungsangebot. Die Implementierung des ERP-Systems Sage 100cloud Plus inklusive CRM-Zusatzmodul xRM im Unternehmen erfolgte im Rahmen der Zielsetzung, die betriebsinterne IT zu rationalisieren und das Firmenwachstum fördern.
Sichere Stromversorgung im Fokus
Roton PowerSystems ist ein bundesweit agierender USV-Komplettanbieter. Das Produktportfolio reicht von einphasigen Klein-USV-Anlagen im Leistungsbereich von wenigen Voltampere (VA), über das Mittelsegment mit ein- und dreiphasigen USV-Systemen für eine sichere Stromversorgung von Serverräumen und kleinen Rechenzentren bis hin zur Ausstattung für große Datacenter, Produktionsstraßen oder Unternehmen der Schwerindustrie mit einer USV-Leistung von mehreren Megawatt.
Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems entschied man sich für eine Zusammenarbeit mit Sage. Achim Pleyer, der gemeinsam mit seinem Vater als Geschäftsführer von Roton fungiert, erläutert: »Wir haben uns aus mehreren Gründen für Sage 100cloud Plus und xRM entschieden. Da wir kein standardmäßig integriertes Produktionsmodul benötigten, war es von Vorteil, dass sich die Software von Sage individuell zusammenstellen lässt. Außerdem war es uns wichtig, neben dem Service- auch den Mietbereich gut abbilden zu können.« Heute wird die Geschäftssoftware von Sage unternehmensweit eingesetzt und hat diverse Abläufe im Arbeitsalltag transformiert. So konnte die Geschwindigkeit von der Kundenanfrage bis zur Umsetzung erhöht und die Fehlerquote zeitgleich minimiert werden. »Zuvor wurde viel auf Zuruf gearbeitet. Das ist jetzt alles zentralisiert«, sagt Pleyer.
Lückenlose Informationskette
Durch den Einsatz der neuen ERP-Software können die Mitarbeiter des Roton-Vertriebs nun außerdem über Web Clients mobil auf das System zugreifen, was die zumeist sehr kundenspezifische Angebotserstellung erleichtert. Mussten sie früher E-Mails schicken oder zum Telefon greifen, um kundenrelevante Informationen zu Vertrag oder Auftrag zu erfragen, haben die Vertriebsmitarbeiter heute alle für sie notwendigen Informationen beim Kunden vor Ort auf ihrem Handy oder Tablet dabei. Zudem profitieren auch andere Unternehmensbereiche von der neu entstandenen lückenlosen Informationskette. So erfasst ein Vertriebsmitarbeiter seinen Besuchsbericht beispielsweise über das System. Dieses generiert wiederum ein Angebot und später einen Auftrag. Die Serviceabteilung disponiert Termine wie eine frühestmögliche Lieferung in Abstimmung mit Logistik und Kunden. Der Servicetechniker kann auf alle Informationen in Echtzeit zugreifen, die der Vertriebsmitarbeiter in derselben Minute mit dem Kunden besprochen hat. Auch Rückfragen oder Störmeldungen fließen ins System, was jederzeit einen kompetenten Support ermöglicht.
Cloud-Lösung verbessert Kostenüberblick und Sicherheit
Neben den Roton-Mitarbeitern profitiert auch die Geschäftsführung des Unternehmens von der neuen Software. Die verbesserte Datentransparenz ermöglicht einen vollständigen Überblick über aktuelle geschäftsrelevante Informationen und unterstützt so die Entscheidungsfindung. Die Sage 100cloud Plus lässt sich sowohl als On-Premise- als auch Cloud-Lösung nutzen. Roton hat sich für die Hostingvariante entschieden, da das Unternehmen zum einen keine eigene IT-Abteilung hat und außerdem keine neue Hardware anschaffen wollte.
»Ferner sollten die 20 Mitarbeiter in Service und Vertrieb ja ohnehin mobil auf Daten zugreifen können. Da lag die Cloud-Umgebung nahe, denn sie bedeutet planbare Kosten nebst umfassender Dienstleistung«, berichtet Pleyer. Darüber hinaus betont er den Sicherheitsaspekt: »Aufgrund der großen Erfahrung mit unseren Kunden können wir sagen, dass die Cloud-Rechenzentren deutlich sicherer sind als die beim Mittelständler im Keller.« Sicherheit fange in diesem Zusammenhang bei der Stromversorgung an und reiche über Zutrittskontrolle bis zu Datenabsicherung und Backup.
Roton fühlt sich aufgrund der Software-Unterstützung für künftige Aufgaben gewappnet. Durch die flexible Anpassbarkeit und Cloud-Infrastruktur kann das mittelständische Unternehmen weiteres Wachstum strategisch angehen und neue Herausforderungen flexibel meistern.
