Die Digitalisierung im Elektrohandwerk schreitet immer weiter voran. Zu viele Aufträge und zu wenig Personal zwingen immer mehr Betriebe zu umfassenden Rationalisierungs- und Optimierungsmaßnahmen. Onlinebestellungen beim Elektrogroßhandel sind heute Standard und elektronische Leistungsverzeichnisse eine Selbstverständlichkeit. Die optimale Einbindung der Monteure in die betriebliche Organisation gelingt inzwischen mit dem »mobilen Monteur«.
Grundlage hierfür ist eine leistungsfähige kaufmännische Software, die über mobile Anwendungen unterschiedliche Arbeitsschritte digitalisiert (beispielsweise Zeiterfassung, Materialwirtschaft und Abrechnung). Anhand der Softwarelösung »Powerbird« von Hausmann & Wynen wird im Folgenden gezeigt, wie das im Einzelnen funktioniert (Bild 1).
Mobile Zeiterfassung – Auftragsverlauf im Blick
Die mobile Zeiterfassung können Monteure über das eigene Smartphone erledigen. Arbeitsstunden werden mobil erfasst, Aufträge können über den Tag durch die Echtzeitübertragung an die Zentrale optimal begleitet werden. So kann flexibel auf veränderte Bedingungen reagiert werden, wenn beispielsweise ein Auftrag zeitintensiver wird als veranschlagt oder sogar schneller fertig wird. Dann können die Projektleiter entsprechend flexibel die Projekte und Aufträge zuweisen.
Mitarbeiter ordnen zudem die mit ihrem Smartphone erstellten Fotos direkt den Projekten zu, so dass auch im Büro immer ein realistischer Eindruck der Situation entsteht und direkt agiert statt reagiert werden kann. Ganz nebenbei entsteht eine Auftragsdokumentation direkt auf der Baustelle, die automatisch im Hauptsystem hinterlegt wird.
Das Hildener Unternehmen Elektrotechnik Wilken setzt bereits seit einigen Jahren den »mobilen Monteur« ein. Inhaber Martin Wilken schätzt den »Zeitgewinn in der Verwaltung« durch den Wegfall des Buchens von geleisteten Stunden: »Die Umwandlung eines fertiggestellten Auftrages in eine Rechnung ist jetzt in ein paar Minuten erledigt. Darüber hinaus konnten wir als innovativer Markenbetrieb ganz nebenbei einen gehörigen Imagegewinn erzielen.«
Mobiler Kundendienst: nah am Auftrag und am Kunden
Die gesamte Abwicklung eines Auftrages muss nach dem Aufmaß nicht mehr den Umweg über die Verwaltung nehmen. Von Kundendienst- über Service- bis zu Wartungsaufträgen lässt sich alles dank der Tablet-Anwendung von »Powerbird mobil« abwickeln. Die Zuordnung des benötigten Materials, die Dokumentation per Kamera und die weitere Abwicklung werden stets dem Projekt zugordnet. Die Kunden unterschreiben den fertigen Auftrag außerdem direkt auf dem Gerät (Bild 2).
Zur Vermeidung von Leerläufen und zur optimalen Ausnutzung von Arbeitszeiten erhalten die Monteure über eine Push-Funktion des Tablets eine Info über neue Aufträge. Werden diese angenommen oder abgelehnt, kann der Projektleiter schnell reagieren und ggf. einen anderen Kollegen beauftragen.
Mobile Materialanforderung: zeitnah geordert und rechtzeitig geliefert
Auf der Baustelle fehlt das Material, das Projekt wird ausgebremst – auch für Elektrohandwerker eine der unangenehmsten Situationen. Ist jedoch eine entsprechende App zur mobilen Materialanforderung vorhanden, entfällt der umständliche Weg zurück in die Zentrale.
Per Tablet oder Smartphone wird das benötigte Material passend zum Auftrag ausgewählt und angefordert. Weil die Daten sofort im System zur Verfügung stehen, kann die Materialanforderung des Elektrohandwerkers zeitnah beim Elektrogroßhandel bearbeitet und ausgeliefert werden. Komplizierte Bestellsysteme mit Papier-Vordrucken und überflüssige Wege entfallen dadurch.
Elektro Kossmann aus Moers setzt schon einige Zeit auf die mobilen Lösungen für die Monteure und Kundendiensttechniker. Statt Zettelwirtschaft werden Prozesse mobil erfasst und begleitet. Statt E-Mail und Nachkalkulation passiert vieles vor Ort und auf Knopfdruck. Die Umstellung brachte schon nach kürzester Zeit ein positives Gefühl im Team, sagt einer der Inhaber, Norbert Kossmann: »Unfassbar, wie schnell wir in vielen Prozessen geworden sind« (Bild 3).
Mobile Bautagesberichte – alles erfasst und überall verfügbar
Der Löwenanteil an Arbeit passiert im Elektrohandwerk bei den Kunden oder auf einer Baustelle. Meist fällt dort eine Menge Papierkram an, etliche Dokumente müssen verwaltet werden.
Ein enormer Aufwand entsteht hier für die diversen Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen, der sich dank einer »Mobilen Dokumentenerfassung« verhindern lässt. Der Import bereits bestehender Dokumente ist allerdings nur eine der Möglichkeiten. Darüber hinaus gibt es Funktionen zur automatischen Erzeugung von Projektlieferscheinen und dem Erfassen und Abgleichen von Lieferscheinen und Wareneingängen (Bild 4).
Insgesamt vereinfacht das die Arbeit, weil alle Dokumente eindeutig einem Kunden oder Projekt zugeordnet, sicher abgelegt und für jeden Mitarbeiter jederzeit zugänglich sind. Dieses »digitale Archiv« schützt auch vor Reklamationen, da sämtliche Vorgänge lückenlos nachweisbar sind.
Erfolgreiche Elektrohandwerksunternehmer können sich seit dem 1.7.2021 für den Deutschen Unternehmerpreis Elektrohandwerk 2022 bewerben.
Unter www.elektro.net/upe können Bewerbungsunterlagen angefordert werden. Dies kann auch direkt per E-Mail an redaktion@elektro.net oder per Telefon: (089) 2183-8981 erfolgen.
Bewerbungsschluss ist der 30.11.2021.
Der Deutsche Unternehmerpreis Elektrohandwerk 2022 wird unterstützt von
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