Marco El Awir gründete im Jahr 1994 sein Unternehmen. Das war der Beginn einer eindrucksvollen Unternehmensentwicklung. Gestartet im Elektrohandwerk als Einzelunternehmen, wuchs das Unternehmen konstant über die Jahre auf mittlerweile 18 Mitarbeiter. Auch das Leistungsportfolio sowie die Kunden veränderten sich. Nach und nach machte sich der Unternehmer Marco El Awir einen Namen unter den Industriekunden im Großraum Mönchengladbach. So kam es nicht von ungefähr, dass im Jahr 2001 die Umwandlung in eine GmbH vollzogen wurde.
Heute umfasst das Leistungsspektrum der Sistemo Gebäudetechnik GmbH alles rund um Elektroanlagen, wobei die Kernkompetenz bei der Elektrotechnik liegt.
Marco El Awir verfolgte das Unternehmenswachstum geradlinig und setzte von Beginn an auf Software. Er war sozusagen ein Pionier in Sachen Digitalisierung im Handwerk. Denn er erkannte bereits früh die Notwendigkeit einer Handwerkersoftware zur Steuerung seiner Aufträge und Projekte.
»Mir war von Anfang klar, dass ich für meinen Wachstumskurs meine kaufmännischen Prozesse sowie relevanten Kennzahlen im Griff haben muss. Eine zentrale Informationsplattform ist unabdingbar. Ohne diese Daten fühlt es sich an wie ein Flug ohne Sicht – nichts ist planbar. Das widerspricht meinem Anspruch nach Transparenz«, erzählt Marco El Awir.
Digitalisierung vom ersten Atemzug an
M. El Awir setzte von der Unternehmensgründung an konsequent auf digitale Tools. Die kaufmännische Software ist das Herzstück für die Auftrags- und Projektabwicklung.
Alle Daten sind an einer zentralen Stelle erfasst und dokumentiert. So haben auch alle Projektbeteiligten stets den gleichen Wissensstand. Mit der Zunahme der Aufträge aus der Industrie geriet die seinerzeit eingesetzte Software an ihre Grenzen. Die Software konnte die Ansprüche nicht mehr bedienen und die relevanten Funktionen nicht zur Verfügung stellen. Auch die dazu eingesetzte App stellte den Unternehmer nicht mehr zufrieden.
»Getrieben durch das Unternehmenswachstum spürten wir in den letzten Jahren immer deutlicher, dass unsere Software nicht mehr unsere Ansprüche erfüllen kann. 2019 war für mich und meinen Projektleiter Erik Behr der Auslöser, dass wir uns nach einer neuen Lösung auf den Weg machten«, resümiert M. El Awir.
So kam es, dass der Handwerksunternehmer gemeinsam mit seinem Projektleiter nach intensiver Recherche auf die Handwerkersoftware »Mosaik« aus dem Softwarehaus Moser aufmerksam wurde. Nach einer Präsentation zwischen zwei Lösungen für das Handwerk fiel die Entscheidung zugunsten von »Mosaik« aus. Erik Behr erzählt: »Uns überzeugte die Funktionalität rund um die Auftrags- und Projektabwicklung. Zudem ist unsere neu dazu gewonnene Übersicht zu Projekten einfach genial. Wir wissen jetzt quasi per Mausklick, wo wir stehen.«
Ein digitales Instrument zur Steuerung der Aufträge
Von der Angebotskalkulation über die Projektabwicklung bis zur Abrechnung erfolgen alle Schritte mit »Mosaik«. Auch die Planung und Organisation der Termine und Aufträge findet direkt mit der integrierten Agenda statt. So behält man den Überblick, kann bei plötzlich eintreffenden Einsätzen den Auftrag direkt terminieren, und das steigert die Produktivität bei der Sistemo Gebäudetechnik GmbH.
M. El Awir berichtet: »Mit unseren Prozessen rund um die Abwicklung von Serviceaufträgen sind wir einen großen Schritt nach vorne gekommen. Alle Arbeitszettel werden direkt erfasst. Der Vorteil für uns ist, dass uns ein zeitaufwendiges Abstimmen am Telefon erspart bleibt und alle Informationen für den Kollegen vor Ort direkt erfasst sind. Das erleichtert uns die Arbeit und steigert unsere Wertschöpfung enorm.«
In der Projektakte finden alle Mitarbeiter alle relevanten Informationen. Aktenordner und die Zettelwirtschaft haben damit quasi ausgedient. »Fragt uns ein Großkunde aus der Industrie nach dem aktuellen Stand zu einem Projekt, können wir im direkt die entsprechende Rückmeldung geben. Denn Zeit ist heute ein wertvolles Gut und unsere Kunden möchten direkt eine Antwort haben«, berichtet E. Behr.
Auch das Bestellwesen ist einen deutlichen Schritt vorwärtsgekommen. Die eingesetzte IDS-Schnittstelle beschleunigt den Einkauf im Handwerksunternehmen. Alle Unterlagen werden in der Projektakte abgelegt. So ist die übergreifende Informationsversorgung sichergestellt.
In der Abwicklung von Aufträgen mit Wohnungsbaugesellschaften greift man bei der Sistemo Gebäudetechnik GmbH auf die Schnittstelle »mareon« zurück. Hier sieht man eindrucksvoll, was für ein Potenzial in digitalen Prozessen liegt. Die direkte Anbindung an das Portal reduziert die händische Übernahme der Aufträge sowie Fehler in der Abwicklung. Mit einem Mausklick ist sozusagen ein Großteil der Arbeit erledigt. Das spart Zeit und Ressourcen im Büro und strafft die Prozesse.
Weiterhin sollen die Arbeitsabläufe in der Lagerverwaltung optimiert werden. Händische Prozesse werden konsequent und schrittweise reduziert. In naher Zukunft sollen daher mobile Scanner zum Einsatz kommen, um die Lagerführung weiter voranzubringen. M. El Awir sagt klipp und klar: »80 % haben wir bereits erreicht. Unser Ziel ist es, die 100 % zu erreichen.«
El Awir fährt fort: »Heute reicht ein Blick ins Mosaik, und ich habe alle projektrelevanten Informationen auf einen Blick vorliegen. So stelle ich mir smartes Arbeiten im Handwerk vor.«
Mobile Geschäftsprozesse
Auch der Kundendienst ist bei der Sistemo Gebäudetechnik GmbH digitalisiert worden. Hier setzt man neuerdings auf die mobilen Kundeneinsätze aus dem Softwarehaus Moser. Die Servicemonteure fahren ausgestattet mit Tablets und mobilen Arbeitszetteln zum Kunden. Auf dem Arbeitszettel finden Sie alle für den Kundeneinsatz notwendigen Informationen vor. Sie brauchen nur noch die Daten auszufüllen, den Bericht vom Kunden unterschreiben zu lassen, und dann erfolgt die Rückübermittlung ins Büro. Die Prozesse in der Rechnungsabwicklung konnten mithilfe der mobilen Lösung einen deutlichen Schritt nach vorne gebracht und deren Effizienz gesteigert werden.
In der Vergangenheit kam es vor, dass die Rechnungsstellung nicht direkt nach der Fertigstellung des Auftrags erfolgte. Durch die Verzögerung in der Rechnungsabwicklung lief auch der Zahlungseingang schleppend. M. El Awir unterstreicht: »Circa 95 % unserer Rechnungen werden per E-Mail versendet und liegen dann dem Kunden direkt vor. Heute werden unsere offenen Rechnungen spürbar schneller beglichen.«
Marco El Awir zieht folgendes Resümee zum Schluss: »Wir nutzen den digitalen Wandel dazu, uns und unsere Prozesse regelmäßig zu prüfen. Denn die Digitalisierung ist keine Eintagsfliege, sondern ein konstanter Prozess. Und wir haben den Anspruch, uns Schritt für Schritt zu verbessern.«
Erfolgreiche Elektrohandwerksunternehmer können sich seit dem 1.7.2021 für den Deutschen Unternehmerpreis Elektrohandwerk 2022 bewerben.
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Bewerbungsschluss ist der 30.11.2021.
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