Wer eine Notfallakte anlegt, der hofft, dass er sie niemals brauchen wird. Doch jeder Betriebsinhaber und Unternehmenslenker sollte auf den Ernstfall vorbereitet sein und die wichtigsten Dokumente zusammen haben. Wenn alles bereits geregelt ist, haben es Nachfolger und Angehörige einfacher, falls der Betriebsinhaber durch Krankheit oder Tod ausfällt.
Dann fehlt im Betrieb plötzlich wichtiges Wissen, ohne dass das Unternehmen nur mühsam weitergeführt werden kann. »Das ist ein unangenehmes Thema und niemand wünscht sich, dass der Ernstfall eintritt«, sagt Thomas Rieger, Unternehmensberater der Handwerkskammer Konstanz (Bild 1). »Doch jede dritte Betriebsübergabe oder -aufgabe geschieht ungeplant - wegen Krankheit, Unfall oder Tod.« In solchen Fällen sind die Hinterbliebenen oft überfragt, was wirklich wichtig ist.
Digitale Notfallakte von der Handwerkskammer
Um Klarheit in die Dokumente zu bekommen, gibt es von der Handwerkskammer eine Datei, in der alle wichtigen Dokumente und Informationen hinterlegt werden können. Hinterlegte Vordrucke erleichtern das Ausfüllen für betriebliche und private Angelegenheiten. »Prävention bedeutet Risikominimierung und ist unverzichtbar für eine vorausschauende Unternehmensführung«, sagt Rieger.
In die Notfallakte gehören beispielsweise wichtige Ansprechpartner aus dem Familienkreis und unter den Mitarbeitern, aber auch bei der Bank und der Versicherung. »Fällt ein Betriebsinhaber aus, muss als erstes geklärt werden, was mit dem Betrieb weiter passieren soll. Wird er weitergeführt, verkauft oder gar geschlossen? Bei einer Weiterführung stellt sich die Frage, wer von den Mitarbeitern im Krisenstab zukünftig mitunterstützen kann«, sagt Rieger. All das sollte im Idealfall schon vorher feststehen und hinterlegt sein.
Vollmachten für Bankkonten und IT-Zugänge
Auch eine Auflistung des Vermögens mit allen Bankkonten und Geheimzahlen sollte vermerkt sein. Ebenso die dafür nötigen Vollmachten. Gleiches gilt für Versicherungen und IT-Zugängen. »Damit der Betrieb problemlos weiterlaufen kann, sollte es eine Aufstellung von Lieferanten und Kunden geben, mit den wichtigsten Informationen zu Verbindlichkeiten, Verträgen und Aufträgen«, so Rieger. Zur finanziellen Aufstellung gehören ebenso die Löhne und die Zahlungen ans Finanzamt.
Um Außenstehenden einen schnellen Überblick über die Aufgaben und Kompetenzen der Mitarbeiter zu geben, sollten auch diese in der Notfallakte hinterlegt sein, ergänzt der Unternehmensberater. Und natürlich ein Testament, welches das Erbe regelt. Private Unterlagen seien beispielsweise Patienten- und Betreuungsverfügung. Eine komplette Auflistung sei in der Notfalldatei enthalten.
Finanzieller Überblick
»Durch eine regelmäßige gemeinsame Auswertung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sowie eine aktuelle Finanzplanung stellen Sie sicher, dass Sie auch im Notfall den Überblick behalten. Beziehen Sie eine Vertrauensperson mit ein. Hierauf wird auch Ihre Hausbank großen Wert legen«, rät Rieger. Ebenso sei es entscheidend für das Fortführen des Betriebs, schon frühzeitig eine Vertretung aufzubauen. »Sie können einen Krisenstab festlegen, der den Betrieb weiterführt. Legen sie dafür die Personen mit ihren Funktionen fest.«
Wer sich weitergehend über das Thema Notfallakte informieren will, kann mit Thomas Rieger von der Handwerkskammer Konstanz Kontakt aufnehmen: Tel.: (07531) 205 303; E-Mail: thomas.rieger@hwk-konstanz.de
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