Die Digitalisierung hat das Rechnungswesen erreicht, und die E-Rechnung steht dabei im Mittelpunkt dieser Entwicklung. Sie verspricht nicht nur Effizienz und Kosteneinsparungen, sondern ist auch ein wichtiger Schritt hin zu einer modernen und vernetzten Unternehmensstruktur. Doch die Einführung der E-Rechnung geht weit über die Umstellung von Papier auf digitale Formate hinaus. Der Autor beschäftigt sich mit der Digitalisierung im Rechnungswesen und ist geprüfter BSI IT-Grundschutzpraktiker. Seit 2015 berät und begleitet er Unternehmen und Verwaltungen bei Fragen der elektronischen Rechnungsabwicklung. Dieser Artikel beleuchtet, warum die E-Rechnung mehr als nur ein neues Format ist und wie die Digitalisierung das gesamte Unternehmen beeinflussen wird.
Verpflichtende E-Rechnung
Nachdem die E-Rechnung nun auch in Deutschland für den B2B verpflichtend wird, stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bringt eine Reihe von Änderungen mit sich. Unternehmen müssen nicht nur ihre Rechnungsformate anpassen, sondern auch sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur den neuen Anforderungen gerecht wird.
Ein konkretes Beispiel ist die Einführung des »ZUGFeRD«-Formats in Deutschland, das sowohl maschinenlesbare Daten als auch ein menschenlesbares PDF enthält. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme in der Lage sind, diese Formate zu erzeugen und zu verarbeiten. Dies erfordert oft eine Anpassung der bestehenden Buchhaltungssoftware und die Integration neuer Module.
Das ganze Unternehmen ist betroffen
Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur den Bereich Buchhaltung. Sie hat Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Bereiche wie Einkauf, Vertrieb und IT müssen eng zusammenarbeiten, um die neuen Prozesse einzurichten und sicherzustellen, dass die E-Rechnungen korrekt erzeugt und verarbeitet werden.
Der Einkauf muss möglicherweise seine Bestellprozesse anpassen, um elektronische Rechnungen mit im System vorhandenen Bestellungen abgleichen zu können. Der Vertrieb wiederum muss sicherstellen, dass alle Rechnungen elektronisch versendet werden können. Dazu müssen Formate und Übertragungswege mit den Kunden abgestimmt werden.
Die IT-Abteilung muss die technischen Voraussetzungen schaffen, um die E-Rechnung sicher erstellen und verarbeiten zu können. Dies beinhaltet die Überprüfung und Anpassung der bestehenden IT-Infrastruktur, die Integration neuer Softwarelösungen, wie zum Beispiel von Dokumentenmanagement- und Archivsystemen.
Digitalisierung des gesamten Unternehmens
Die Einführung der E-Rechnung kann der erste Schritt zu einer umfassenden Digitalisierung des gesamten Unternehmens sein. Digitale Prozesse und automatisierte Workflows können die Effizienz in allen Bereichen erheblich steigern. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet die Möglichkeit und erfordert es auch, weitere Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren:
- Digitaler Beschaffungsprozess: Bei einem digitalen Beschaffungsprozess werden Bestellungen elektronisch erfasst (zum Beispiel aus Stücklisten) und verarbeitet. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe und Fehler werden verringert. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass Bestellungen schnell genehmigt und bearbeitet werden können. Im System angelegte Bestellungen dienen später als Grundlage für die automatisierte Prüfung eingehender E-Rechnungen.
- Digitaler Absatzprozess: Der digitale Absatzprozess umfasst die Auftragsanlage und die elektronische Erstellung und Versendung von Rechnungen. Der Vertrieb kann Angebote und Auftragsbestätigungen direkt aus dem System heraus erzeugen und an die Kunden übermitteln. Die Einbeziehung von Zahlungssystemen und die Nutzung von Online-Banking ermöglichen es, Zahlungen schneller und einfacher zu verbuchen. Das kann die Liquidität verbessern und Bearbeitungskosten senken.
- Neue Arbeitsabläufe und Datenqualität: Die Digitalisierung bringt oft auch neue Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter mit sich. Diese müssen sich an die neuen Abläufe und Systeme gewöhnen, was eine entsprechende Weiterbildung erfordert. Ein wichtiger Gesichtspunkt bei der Digitalisierung dabei ist die Datenqualität. Nur wenn die vorhandenen Daten richtig, aktuell und vollständig sind, können digitale Prozesse reibungslos ablaufen. Eine gute Datenqualität ist zudem die Basis für verlässliche Analysen und Berichte, die wiederum als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen dienen.
- ERP-Systeme: ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) spielen eine wesentliche Rolle bei der Digitalisierung des Rechnungswesens. Sie verknüpfen verschiedene Geschäftsprozesse in einem zentralen System und ermöglichen eine nahtlose Datenverarbeitung. Mit einem ERP-System können Unternehmen ihre Finanz-, Beschaffungs- und Vertriebsprozesse ganzheitlich steuern und überwachen. Durch die Einbeziehung der E-Rechnung in das ERP-System lässt sich der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess automatisieren und beschleunigen.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als nur ein Wechsel zu den Formaten »ZUGFeRD« und »XRechnung«. Sie ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung des gesamten Unternehmens und modernisiert das Rechnungswesen grundlegend. Die Auswirkungen sind in allen Firmenbereichen spürbar und erfordern eine enge Zusammenarbeit aller Abteilungen.
Unternehmen profitieren von Kostenverringerungen und einer verbesserten Datenqualität. Gleichzeitig legen sie den Grundstein für die weitere Digitalisierung und Automatisierung aller Geschäftsprozesse.
