Chaos bei der Versorgung mit Verbrauchsmaterialien
Hoher Verwaltungsaufwand sind in vielen Betrieben die Regel
Dass viele Unternehmen ihre genauen Druckkosten nicht kennen, liegt nicht etwa daran, dass nicht darauf geachtet wird, dass Druck- und Kopiergeräte sowie Verbrauchsmaterial günstig bezogen werden. Im Gegenteil – oft wird nur auf günstige Anschaffung der Geräte und des Verbrauchsmaterials geachtet, ohne Rücksicht darauf, wie viele Seiten mit einem Toner gedruckt werden können, wie störanfällig Geräte im laufendenden Betrieb sind, wie teuer Verschleißteile sind oder wie viel Strom ein Multifunktionsgerät verbraucht. Oft fehlt es auch an genügend Kenntnissen über diese komplexen Geräte. Selten finden all diese Faktoren in einer internen Berechnung der Druckkosten Beachtung. Aufgrund von Schwankungen, wie z. B. Reparaturkosten oder einem großen Spektrum aus vielen verschiedenen Geräten (Kopierer, Arbeitsplatzdrucker, Fax, …) ist eine genaue Berechnung der laufenden Kosten gar nicht möglich.
Von Druckerchaos hin zu intelligenten Dokumentenlösungen
Jörg Radler (Bild 1), IT-Meister und Kundenberater vom Systemhaus Bissinger, weiß um die Situation in vielen Betrieben: »Zu Beginn einer Beratung herrscht in vielen Betrieben großes Durcheinander: verschiedenartigste Geräte von allen möglichen Herstellern, älteren und jüngeren Datums, tummeln sich wo gerade Platz ist. In provisorischen Verbrauchsmateriallagern, befinden sich oft Toner und Ähnliches für Geräte, die schon längst nicht mehr in Benutzung sind. Hoher Aufwand in der Koordination der Wartung und Instandhaltung mit verschiedenen Servicedienstleistern verkomplizieren unnötig die Verwaltung der Geräte .«
»Gleichstrom« im Gerätepark
Die Lösung des Gesamtproblems erscheint simpel. Eine durchdachte Struktur im Gerätepark ist der Schlüssel zum Erfolg. In vielen Unternehmen fehlt hierfür jedoch schlichtweg die Zeit.
Der erste Schritt hin zu einer klaren Struktur ist laut Experten die Schaffung einer homogenen Gerätelandschaft. Dies bietet den Vorteil, dass Mitarbeiter sich an den Umgang mit vielen verschiedenartigen Geräten auseinandersetzen müssen. Die Funktion eines Kopierers, eines Druckers, eines Scanners sowie eines Faxgeräts können schlichtweg durch ein einziges Multifunktionsgerät ersetzt werden (Bild 2). Diese Umstellung muss keineswegs in einem Schritt erfolgen. Oft ist auch ein durchdachter Projektplan, der einen Austausch der bestehenden Systeme nach und nach vorsieht, die passende Lösung, die so über ein bis zwei Jahre zu einer geordneten Gerätelandschaft führt.
»Viele Kunden sind, was den Wechsel zu einem Multifunktionsgerät angeht, voreingenommen, da sie Bedenken bezüglich der Anschaffungskosten sowie einer erschwerten, komplexen Bedienung haben. In beiden Fällen kann ich die Kunden beruhigen: Die laufenden Kosten für viele dieser einzelnen Geräte, die zum Teil auch älter sind, sind unterm Strich oft höher als die eine simple Rate, die das System, sowie alle Servicepauschalen und Verbrauchsmaterialien bereits enthält. Zum anderen ist die Handhabung moderner Multifunktionsgeärte via Touchscreen noch unkomplizierter als der Umgang mit einem Smartphone«, berichtet der erfahrene Outputmanagement-Spezialist Radler.
Automatisierte Versorgung
Mit einer automatischen Kommunikation zu einem externen Serviceleister kann gewährleistet werden, dass die Geräte stets einsatzbereit sind. So informiert das System mit Statusmeldungen über mögliche Störungen am System. Diese werden so frühzeitig erkannt und behoben. Tritt zum Beispiel häufiger Papierstau auf, wird auf das Problem reagiert bevor es zum Totalausfall des Systems kommt. Auf gleiche Weise können Tonerbestellungen und sonstige Bestellungen für Verbrauchsmaterial automatisch ausgelöst werden.
Optimierung und regelbasiertes Drucken
Ist die Grundlage in Form einer durchdachten Geräteflotte geschaffen, entstehen durch die große Anpassungsfähigkeit der Geräte große Potenziale. Durch die Zusammenfassung von Einzelgeräten sowie durch eine genaue Analyse, wo, wie viel an welchen Gerät mit welcher Deckungsrate gedruckt wird, kann die Positionierung und Auslastung der Ausgabegeräte verbessert werden sowie die Kosten optimiert werden.
Diese lassen sich auch drastisch senken, indem man zum Beispiel automatisch größere Druckjobs an Druckgeräte weiterleitet, die bei größeren Mengen rentabler arbeiten. Auf dem Server hinterlegte Benutzerrechte, zum Beispiel nach Personen oder Abteilungen, ermöglichen zusätzliche Kontrolle, um beispielweise teure Farbdrucke einzuschränken.
Für jede Aufgabe vordefinierte Vorlagen (Geschäftsbrief, Formular mit Durchschlag, Broschürendruck …), die direkt nach klaren Richtlinien aus dem System arbeiten, sparen Zeit und reduzieren unnötige Fehldrucke.
Gleichzeitig kann dies mit einer intelligenten, digitalen Archivierungslösung verknüpft werden. Diese kann dann automatisch Kopien von vorgegebenen Druckjobs zentral auf einem Server ablegen und so archivieren.
Überraschende Zusatzfunktionen
Welche enormen Möglichkeiten für praktische Individualisierungen in modernen Outputsystemen tatsächlich schlummern, ist den Wenigsten bekannt.
Dass Papierdokumente in Word- oder Exceldokumente sowie in durchsuchbare PDFs umgewandelt werden können und direkt an den Arbeitsplatz gesendet werden, erstaunt viele Anwender. Wer schon einmal eine Vorlage abtippen musste, um diese in digitaler, veränderbarer Form vorliegen zu haben, weiß, wie viel Zeit solche Funktionen einsparen.
Ausgangssituation bei einer Bankkette im süddeutschen Raum war die folgende: Die Leitung hatte den Wunsch, flächendeckend eine Zeiterfassungslösung für Mitarbeiter umzusetzen. Da diese mit vielen kleinen Filialen vertreten ist, die höchstens zwei bis drei Mitarbeiter haben, ist der Kosten-Nutzen-Faktor für die Anschaffung eines separaten Zeiterfassungsgeräts für jede Filiale jedoch zu gering. Jede dieser Filialen verfügt für die Erfüllung für Druck-, Kopie- und Faxfunktion über ein Multifunktionsgerät. Das Systemhaus Bissinger, dessen Kernbereich in der Anbietung von Dokumentenlösungen liegt, machte sich diesen Umstand zu Nutze und ermöglichte es, die vorhandenen Geräte über eine persönliche Keycard, die Mitarbeiter der Bank besitzen, zur Zeiterfassung einzusetzen. Diese Keycard gewährleistet auch, dass Geräte auch in Bereichen, die Kunden zugänglich sind, aufgestellt werden können, da ein Zugriff nur nach Authentifizierung des Mitarbeiters durch die Keycard gewährleistet ist.
Fazit
Auch wenn man es nicht für möglich hält, die Vergabe an einen professionellen Anbieter hat klare Vorteile und ist unterm Strich meist kostengünstiger als die Selbstversorgung. Im Zweifel bieten seriöse Anbieter unverbindlich kostenlose Analysen an, die Klarheit über die gegenwärtige Situation und Optimierungspotenziale verschaffen.
Ein großer Innovationsdrang auf dem Markt wird auch weiterhin dafür sorgen, dass Dienstleister geistreiche Lösungen entwickeln, die dem jeweiligen Anwender wirtschaftliche Vorteile sowie erleichterte Bedienung bescheren.
