Auf einen Blick
Die Dienstwagenversteuerung stellte bisher Fuhrparkverantwortliche mitunter vor große organisatorische Herausforderungen und war so ein finanzielles Risiko für Unternehmen
Mithilfe digitaler Werkzeuge kann das Problem entschärft werden, beispielsweise mit dem Digitalen Fahrtenbuch und einer dazugehörigen Software für das Flottenmanagement
Mithilfe digitaler Werkzeuge kann das Problem entschärft werden, beispielsweise mit dem Digitalen Fahrtenbuch und einer dazugehörigen Software für das Flottenmanagement
Die Fahrzeuge im Betriebsfuhrpark nach der pauschalen 1%-Methode versteuern oder doch ein handschriftliches Fahrtenbuch führen? Speziell kleine und mittelständische Unternehmen stellt diese Frage oft vor Probleme, weil sie aufgrund ihrer Größe nur sehr selten über einen Spezialisten zum Thema Fuhrpark verfügen. Wer in solchen Betrieben die Fuhrparkverwaltung aufgebrummt bekommt, sehnt sich wohl auch nach Effizienz für den lästigen und zeitintensiven Prozess.
Denn in Fahrtenbüchern, speziell bei Poolfahrzeugen, wird die Aufzeichnung der Fahrten im Stress zwischen einzelnen Kundenterminen hin und wieder vergessen, was zu Problemen mit den Finanzbehörden führt. Für die Fahrer ist es in Zeiten der Digitalisierung eine Zumutung, nach jeder getätigten Fahrt Datum, Uhrzeit, Kilometerstand, Anlass der Fahrt und ggf. Geschäftspartner händisch zu notieren. Die pauschale 1%-Versteuerung geht, im Gegensatz dazu, zwar mit deutlich weniger Bürokratie einher, doch ist sie in den meisten Fällen ein enormer Kostenfaktor für den Betrieb.
Denn in Fahrtenbüchern, speziell bei Poolfahrzeugen, wird die Aufzeichnung der Fahrten im Stress zwischen einzelnen Kundenterminen hin und wieder vergessen, was zu Problemen mit den Finanzbehörden führt. Für die Fahrer ist es in Zeiten der Digitalisierung eine Zumutung, nach jeder getätigten Fahrt Datum, Uhrzeit, Kilometerstand, Anlass der Fahrt und ggf. Geschäftspartner händisch zu notieren. Die pauschale 1%-Versteuerung geht, im Gegensatz dazu, zwar mit deutlich weniger Bürokratie einher, doch ist sie in den meisten Fällen ein enormer Kostenfaktor für den Betrieb.
Alternative digitales Fahrtenbuch
Das Kernprodukt »digitales Fahrtenbuch« hat die Dokumentation von Betriebsfahrten erstmals für die breite Masse salonfähig gemacht. Um der Vision der »Connected Fleet« ein gutes Stück näher zu kommen, reicht ein Griff in den Fußraum des Fahrzeuges: Dort wird der On-Board-Diagnose-Stecker von Vimcar befestigt, der nicht viel größer als eine Streichholzschachtel ist (Bild 1). Fortan dokumentiert er jede getätigte Fahrt automatisch und notiert mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt sowie Start- und Zieladresse die für die Finanzbehörden relevanten Informationen. Dabei werden nur der Start- und Endpunkt der Fahrt angezeigt, die genaue Fahrtstrecke ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht sichtbar (Bild 2).
Rechtliche Anforderungen
Die Spielregeln für elektronische Fahrtenbücher sind klar definiert: Um die nächste Betriebsprüfung zu bestehen, sind sie zeitnah, lückenlos und manipulationssicher zu führen. Dazu müssen die getätigten Fahrten innerhalb von sieben Tagen den Kategorien Privat-, Geschäftsfahrt oder Arbeitsweg zugeordnet werden – ganz egal ob vom Fahrer oder Fuhrparkleiter (Bild 3). Nicht bearbeitete Einträge müssen zwangsläufig als Privatfahrt gespeichert werden, um die zeitnahe Dokumentation des Fahrtenbuches zu gewährleisten. Die Rahmendaten der Fahrt wie Datum, Uhrzeit, Start, Ziel und zurückgelegte Strecke sind im digitalen Fahrtenbuch nicht editierbar. Lediglich Ergänzungen bezüglich Anlass der Fahrt und Geschäftspartner sind möglich. Gelöscht werden können Einträge nicht, um letztlich auch die Manipulationssicherheit garantieren zu können.Lösung zum Flottenmanagement
Der Flottenmanager bietet einen Überblick über alle Fahrzeuge im Bestand und über alle Nutzer, die flexibel den verschiedenen Fahrzeugen zugewiesen werden können. Mit wenigen Klicks kann geprüft werden, ob die Fahrtenbücher regelmäßig geführt werden. Ein weiterer Pluspunkt: In regelmäßigen Abständen bekommt der Fuhrparkleiter Updates, wo sich die einzelnen Fahrzeuge im Moment befinden. Wenn ein Kunde also dringend Hilfe benötigt, kann das nächste Fahrzeug sofort auf den Weg zu ihm geschickt werden.
Nicht nur der Deutsche Steuerberaterverband ist überzeugt von Vimcar. Inzwischen kooperieren auch Deutschlands Marktführer für Finanzsoftware, Haufe Lexware, sowie Europas größter Elektronikhändler Media Markt mit dem Berliner Startup. Hinzu kommen über 3000 Unternehmen, die bereits auf das Know-How der Berliner vertrauen – größtenteils kleine bis mittelgroße Unternehmen, vor allem aus dem Handwerk und der Pflegebranche. Mehr als 1600 Steuerberater empfehlen das Produkt bereits heute ihren Mandanten.
Ersparnis ausrechnen:
Der durchschnittliche Vimcar-Nutzer spart gegenüber der 1%-Methode 2750 € Steuern jährlich pro Fahrzeug. Ob sich die Fahrtenbuchmethode auch für Ihren Betrieb lohnt, können Sie hier berechnen:
www.vimcar.de/firmenwagenrechner
www.vimcar.de/firmenwagenrechner
